Privacyverklaring EndPlasticSoup

Versie: 7 juni 2021

EndPlasticSoup respecteert de privacy van haar leden en/of bezoekers en draagt er zorg voor dat er zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens.
In deze privacyverklaring wordt precies uitgelegd welke gegevens worden verwerkt, wat er met deze gegevens wordt gedaan en welke rechten u heeft.
EndPlasticSoup is een stichting (“Stichting”) naar Nederlands recht en heeft als doel om met de Rotary-organisatie (internationaal) bij te dragen aan het terugdringen van plasticvervuiling in de wereld.

Contactgegevens Stichting EndPlasticSoup:

  • Geschutswerf 3, 1018 AW Amsterdam, Nederland
  • KvK: 77181913
  • Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI): RSIN 860925948
  • Website: endplasticsoup.org
  • E-mail: endplasticsoup@gmail.com
  • Gert-Jan van Dommelen is de Functionaris Gegevensbescherming van EndPlasticSoup.

Wat is de bron van persoonsgegevens?

EndPlasticSoup verwerkt persoonsgegevens die zijn verstrekt door Rotary-leden omdat ze EndPlasticSoup willen ondersteunen, omdat ze de nieuwsbrieven willen ontvangen of van vertegenwoordigers van partnerorganisaties, omdat ze willen samenwerken bij EndPlasticSoup.

Welke persoonsgegevens worden door EndPlasticSoup verwerkt?

EndPlasticSoup houdt een administratie bij waarin de volgende gegevens zijn vastgelegd:

  • Clubnaam, district en land
  • Soort lidmaatschap: Ambassador Club, Supporter Club, Friend Club
  • Contactpersoon:
    • voor- en achternaam, eventueel geslacht
    • telefoonnummer
    • e-mailadres
    • postadres
  • Bankrekeningnummer van de club
  • Betaalgeschiedenis
  • Start van de deelname
  • Aanwezigheid bij vergaderingen

EndPlasticSoup houdt een administratie van abonnees (van de nieuwsbrief) bij waarin de volgende gegevens zijn vastgelegd:

  • Voor- en achternaam, geslacht
  • e-mailadres
  • Clubnaam, district en land, indien beschikbaar.

EndPlasticSoup houdt een administratie bij van vertegenwoordigers van partnerorganisaties waarin de volgende gegevens zijn vastgelegd:

  • Voor- en achternaam, geslacht
  • e-mailadres
  • naam van de organisatie, postadres, land
  • Relatie met Rotary, b.v. naam, district en land van de betreffende Rotary Club
  • functie in de organisatie
  • status van de samenwerking

Waarom verwerken we deze gegevens?

EndPlasticSoup verwerkt de persoonsgegevens van deelnemers in de ledenadministratie voor aanmelding en eventueel facturering. We gebruiken deze gegevens ook voor communicatie, en voor het plaatsen van foto’s op onze site en social media.

Wij gebruiken de persoonsgegevens van abonnees om hen informatie te sturen met betrekking tot EndPlasticSoup, zoals de Nieuwsbrief.

Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

EndPlasticSoup bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het beoogde doel. Persoonsgegevens worden maximaal 5 jaar na beëindiging deelname of abonnement bewaard, voor gegevens die onder de fiscale bewaarplicht vallen geldt een bewaarplicht van 7 jaar.

Welke rechten heeft u met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens?

U heeft te allen tijde het recht om de verwerking stop te zetten (het zogenaamde recht om te worden vergeten), de persoonsgegevens te corrigeren, bezwaar te maken of gegevens te laten verwijderen. Indien het recht om te worden vergeten wordt uitgeoefend, wordt de deelname beëindigd en worden de persoonsgegevens verwijderd nadat aan de financiële verplichtingen is voldaan. In de persoonlijke omgeving (indien van toepassing) van de website (toegankelijk via gebruikersnaam en wachtwoord) hebben leden inzicht in hun eigen persoonsgegevens. In deze omgeving kunnen ook wijzigingen in persoonsgegevens of privacyinstellingen worden aangebracht.

Waar kunt u terecht met een vraag of klacht?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via endplasticsoup@gmail.com. Daarnaast kunt u ook een klacht indienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Geautomatiseerde besluitvorming

Wanneer een besluit automatisch wordt genomen op basis van persoonsgegevens zonder tussenkomst van een echt persoon, is er sprake van een geautomatiseerd besluitvormingsproces. EndPlasticSoup neemt niet uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die gevolgen kunnen hebben voor personen.

Computer programma’s

EndPlasticSoup gebruikt de volgende computerprogramma’s: Excel voor deelnemers Mailchimp voor nieuwsbrieven, tWerkt website, Whatsapp, Gmail en Dropbox.

Afbeeldingen

Afbeeldingen worden gepubliceerd als niemand bezwaar heeft gemaakt tegen publicatie. Desgevraagd besluit het bestuur de foto te verwijderen.
Foto’s en video’s van kinderen worden alleen gepubliceerd met toestemming van de ouders/begeleiders (tot 16 jaar), boven de 16 jaar beslist het kind zelf.

Derde partijen

Wij schakelen alleen derden in als dit past bij het doel waarvoor wij uw persoonsgegevens hebben verwerkt. De derde partij kan onze opdracht voor gegevensverwerking alleen krijgen als deze partij aantoonbaar passende beveiligingsmaatregelen heeft genomen en vertrouwelijkheid garandeert. Verder is EndPlasticSoup soms wettelijk verplicht om persoonsgegevens aan derden te verstrekken.

Rotary International

EndPlasticSoup opereert in overeenstemming met het beleid van Rotary International voor Rotary Action Groups, maar is geen agentschap van, of wordt niet gecontroleerd door, Rotary International. Rotary International neemt geen verantwoordelijkheid voor enige actie van EndPlasticSoup.

Hoe zorgen we ervoor dat er zorgvuldig wordt omgegaan met de verwerking van uw persoonsgegevens?

EndPlasticSoup heeft het beheer van de administratie, website, e-mail uitbesteed aan dienstverleners. Met deze bedrijven zijn verwerkersovereenkomsten afgesloten die in overeenstemming zijn met de eisen van de AVG en de Nederlandse wet. De gebruikte servers bevinden zich allemaal binnen de EU. Er worden back-ups gemaakt en er wordt gezorgd voor software-updates en beveiligingssoftware.